Aviso de prácticas de privacidad

Fecha de entrada en vigor: 12 de febrero de 2025

ESTE AVISO DE PRACTICAS DE PRIVACIDAD DESCRIBE COMO SU INFORMACION MEDICA PUEDE SER USADA O REVELADA POR IVF FLORIDA REPRODUCTIVE ASSOCIATES Y COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACION. LE ROGAMOS QUE LO LEA DETENIDAMENTE. 

En este Aviso de Prácticas de Privacidad (este "Aviso") usamos términos como "nosotros", "nos" y "nuestro" para referirnos a IVF Florida Reproductive Associates . Este Aviso se aplica a IVF Florida Reproductive Associates y a sus empleados, incluidos sus médicos, personal de laboratorio, personal clínico y empleados administrativos.

La ley nos obliga a ello:

• Mantener la confidencialidad de su información sanitaria protegida ("PHI") de acuerdo con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 ("HIPAA") y la legislación estatal aplicable;
• Cumplir los requisitos de la HIPAA al utilizar o divulgar su PHI sobre salud reproductiva;
• Cuando lo exija la ley, notificarle si se ha producido una violación de su PHI no protegida;

• Cumplir los términos del presente Aviso, incluidas sus modificaciones; y
• Darle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su PHI que mantenemos.

Nos reservamos el derecho a modificar los términos de este Aviso en cualquier momento. También nos reservamos el derecho de hacer que los cambios se apliquen a su PHI que ya tenemos. Antes de realizar un cambio sustancial en este Aviso, publicaremos un aviso de dicho cambio de forma clara y destacada en nuestro sitio web junto con el nuevo Aviso. También puede solicitar una copia del nuevo Aviso a la información de contacto que figura en este Aviso.

¿Qué es la "información sanitaria protegida"?
"Información sanitaria protegida" o "PHI" es información, incluida la información demográfica, que puede identificarle y que está relacionada con su salud o estado físico o mental pasado, presente o futuro y con los servicios sanitarios relacionados. Cualquier información sobre usted (incluida la PHI) que haya sido desidentificada de acuerdo con las normas establecidas por la HIPAA ("Datos desidentificados") no se considera PHI. Los Datos Desidentificados no están sujetos a este Aviso, y podemos utilizar y divulgar los Datos Desidentificados para cualquier fin lícito.

Cómo podemos utilizar o divulgar la PHI sin consentimiento o autorización
Podemos utilizar y/o divulgar su PHI sin su consentimiento o autorización para los siguientes fines:

• Tratamiento. Podemos utilizar y divulgar su PHI en relación con su tratamiento, por ejemplo para diagnosticarle. Además, podemos ponernos en contacto con usted para recordarle sus citas, darle instrucciones antes de pruebas o intervenciones quirúrgicas, o informarle sobre alternativas de tratamiento u otras prestaciones o servicios relacionados con la salud.
• También podemos divulgar su PHI a otros proveedores, médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina, personal del hospital u otros centros o entidades de atención médica para actividades de tratamiento, coordinación de la atención o mejora de la calidad. Comunicaremos esta PHI por teléfono, fax, radio bidireccional o transferencia electrónica. 
•  Además, podemos divulgar su PHI a una red de prescripción electrónica, para asegurarnos de que pueda obtener los medicamentos que necesita para su ciclo de tratamiento.

• Pago. Podemos utilizar y divulgar su PHI para facturar y cobrar el tratamiento y los servicios que le hemos prestado. Por ejemplo, podemos proporcionar partes de su PHI a su plan de salud para obtener el pago por los servicios de atención médica que le proporcionamos. También podemos revelar su PHI a su plan de salud para permitirle determinar la elegibilidad o cobertura de los beneficios del seguro, para revisar los servicios que le proporcionamos por necesidad médica y para realizar actividades de revisión de utilización. También divulgamos su PHI a la parte responsable de su cuenta. Si usted figura como dependiente en la póliza de seguro de otra persona, la información financiera relativa a la atención médica prestada puede ser enviada a esa parte responsable. Además, si no nos paga puntualmente los servicios de atención médica que le hemos prestado, también podemos revelar una parte limitada de su PHI a una agencia de cobros.
• Operaciones de asistencia sanitaria. Podemos utilizar y divulgar su PHI para apoyar nuestras actividades comerciales, tales como actividades de evaluación de la calidad, actividades de revisión de los empleados y la realización u organización de nuestras otras actividades comerciales. Por ejemplo, podemos utilizar su PHI para revisar nuestros tratamientos y servicios y para evaluar el rendimiento de nuestro personal en la prestación de servicios. También podemos utilizar su PHI para evaluar y mejorar los servicios prestados por nuestros socios comerciales. Además, podemos utilizar y divulgar su PHI a otros proveedores de atención médica, planes de salud o centros de intercambio de información de atención médica para sus operaciones limitadas de atención médica, como actividades de evaluación de calidad, concesión de licencias y otras actividades de cumplimiento de atención médica.
• Asociados comerciales. Podemos divulgar su PHI a nuestros socios comerciales que nos asisten en la prestación de servicios de atención médica y servicios relacionados. Por ejemplo, contratamos a una organización de servicios de gestión, US Fertility, que presta servicios de apoyo no clínicos, administrativos y empresariales en nombre de IVF Florida Reproductive Associates, incluidos, entre otros, servicios de facturación y cobro y servicios de apoyo tecnológico y tecnológico. Otros socios comerciales pueden incluir proveedores de software, abogados, contadores y otras personas o entidades que nos proporcionan artículos o servicios utilizados en nuestro negocio. Antes de divulgar su PHI a un asociado comercial, tendremos un contrato por escrito con el asociado comercial que exigirá que el asociado comercial mantenga la privacidad de su PHI de acuerdo con la HIPAA.
• Investigación. Podemos utilizar y divulgar su PHI para llevar a cabo investigaciones médicas según lo permitido por la HIPAA. En virtud de la HIPAA, podemos utilizar o divulgar la PHI con fines de investigación si:
  • Una Junta de Revisión Institucional o una Junta de Privacidad determina que (1) el uso o divulgación no implica más que un riesgo mínimo para la privacidad de la información del individuo, (2) la investigación no podría llevarse a cabo de forma viable si se requiriera autorización individual, y (3) la investigación no podría llevarse a cabo de forma viable sin acceso a la PHI.
  • El uso o la divulgación se realiza únicamente en preparación de una investigación, por ejemplo, para diseñar un estudio de investigación, y obtenemos declaraciones del investigador de que su PHI se utilizará únicamente para este fin, no se eliminará y es necesaria para los fines de la investigación;
  • La PHI es de difuntos; o
  • Utilizamos sólo un conjunto limitado de datos (es decir, excluimos determinados identificadores directos) y suscribimos un acuerdo de conjunto de datos con el investigador.

• Usos y divulgaciones exigidos por la ley. Podemos utilizar o divulgar su PHI según lo exija la ley, pero debemos limitar dicho uso o divulgación a la información pertinente y cumplir de otro modo los requisitos legales aplicables.
• Actividades de salud pública. Podemos utilizar o divulgar su PHI para actividades de salud pública. Por ejemplo, podemos utilizar o divulgar su PHI a las autoridades de salud pública responsables de recopilar información con fines de prevención o control de enfermedades y ciertas divulgaciones relacionadas con actividades regulatorias de la Administración de Alimentos y Medicamentos.
• Malos tratos, abandono o violencia doméstica. Podemos utilizar o divulgar su PHI en algunos casos si creemos razonablemente que usted es víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica.
• Actividades de supervisión sanitaria. Podemos utilizar o divulgar su PHI para determinadas actividades de supervisión sanitaria, incluidas, por ejemplo, las inspecciones y la concesión de licencias a centros sanitarios.
• Procedimientos judiciales y administrativos. Podemos utilizar o divulgar su PHI en algunas circunstancias en respuesta a una citación u orden de un tribunal judicial o administrativo.
• Fines policiales. Podemos utilizar o divulgar su PHI para determinados fines policiales. Por ejemplo, podemos utilizar o divulgar su PHI a los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley para la identificación de sospechosos o cuando se haya cometido un delito en nuestras instalaciones.
• Difuntos. Podemos utilizar o divulgar la PHI de fallecidos a médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias.
• Amenaza grave para la seguridad. Podemos utilizar o divulgar su PHI cuando creamos que es necesario para prevenir o reducir una amenaza grave para la seguridad de una persona o del público.
• Funciones gubernamentales especializadas. Podemos utilizar o divulgar su PHI en algunas circunstancias para funciones gubernamentales especializadas, incluidas las relacionadas con las fuerzas armadas, la seguridad nacional y la inteligencia.
• Programación de citas, recordatorios de citas y prestaciones o servicios relacionados con la salud. Podemos utilizar y divulgar su PHI para programar citas, recordarle sus citas y darle información sobre alternativas de tratamiento u otros servicios o beneficios relacionados con la atención médica que ofrecemos.

• Representantes personales. Podremos revelar su PHI a sus representantes personales designados por usted o autorizados por la legislación aplicable.
• Reclusos. Si está usted preso en un correccional o bajo la custodia de un agente de la autoridad, podemos revelar su PHI al correccional o al agente de la autoridad. Podemos divulgar dicha información para fines que incluyen (1) proporcionarle atención médica; (2) proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o (3) proteger la seguridad de la institución correccional.

Usos y divulgaciones para los que tiene la oportunidad de aceptar u objetar

• Cónyuge/persona de referencia. Podemos divulgar su PHI a su cónyuge o pareja, a menos que usted se oponga total o parcialmente. Por ejemplo, aunque la PHI de su historia clínica le pertenece a usted, contendrá alguna información relativa a su cónyuge/pareja. Esto se debe a que el tratamiento de la infertilidad puede centrarse en la pareja, más que en el individuo.
• Personas que intervienen en su atención. Podemos divulgar su PHI a un familiar, amigo u otra persona que usted indique que participa en su atención o en el pago de su atención sanitaria, a menos que usted se oponga en todo o en parte. La oportunidad de que usted acepte u objete puede darse retroactivamente en situaciones de emergencia.

Su autorización es necesaria para otros usos y divulgaciones
Salvo que la legislación aplicable permita lo contrario, no utilizaremos ni divulgaremos su PHI para fines no descritos en el presente Aviso, a menos que usted nos lo autorice por escrito (incluso mediante firma electrónica). Si nos da dicha autorización por escrito, en la mayoría de los casos podrá revocarla por escrito en cualquier momento. Su revocación será efectiva con respecto a toda su PHI que conservemos, a menos que ya hayamos actuado basándonos en su autorización.

Nuestras comunicaciones con usted
Podemos utilizar varios medios de comunicación con usted para proporcionarle información y/u obtener información de usted en relación con su tratamiento, el pago de servicios o para otros fines legales. Dichas comunicaciones pueden incluir su PHI. Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de su información médica por medios alternativos o en lugares alternativos. Debe presentar su solicitud por escrito. Su solicitud debe especificar los medios o el lugar alternativos, y proporcionar una explicación satisfactoria de cómo se gestionarán los pagos en virtud de los medios o el lugar alternativos que solicite. Atenderemos todas las solicitudes razonables. No obstante, si no podemos ponernos en contacto con usted utilizando los medios o lugares que ha solicitado, podremos hacerlo utilizando la información de que disponemos.

¿Cuáles son sus derechos en relación con su PHI?

• Derecho a solicitar restricciones adicionales a los usos y divulgaciones de su PHI. Tiene derecho a solicitar que establezcamos restricciones adicionales sobre la forma en que utilizamos y divulgamos su PHI. Para solicitar una restricción en el uso y divulgación de su PHI, debe presentar su solicitud por escrito a nuestro Funcionario de Privacidad. Tenga en cuenta que, salvo en circunstancias limitadas, no estamos obligados a aceptar las restricciones solicitadas. Le notificaremos si no podemos aceptar una restricción solicitada.
• Derecho a inspeccionar y copiar su PHI.  Tiene derecho a inspeccionar y copiar la PHI que pueda utilizarse para tomar decisiones sobre su atención, excluidas las notas de psicoterapia. Debe hacernos esta solicitud por escrito.  
• Podemos denegar su solicitud de inspección y copia en determinadas circunstancias muy limitadas. Puede solicitar una revisión profesional de la denegación. Si solicita una revisión, designaremos a otro profesional sanitario autorizado para que revise su solicitud y la denegación. La persona que lleve a cabo la revisión no será la misma que denegó su solicitud. Nos atendremos al resultado de la revisión. 
  • Nota: La información relacionada con el VIH, la información genética, los registros de salud mental y otra información sanitaria especialmente protegida puede estar sujeta a ciertas protecciones especiales de confidencialidad en virtud de la legislación estatal y federal aplicable. Cualquier divulgación de este tipo de registros estará sujeta a estas protecciones especiales.
• Derecho de enmienda o rectificación. Si considera que su PHI mantenida por nosotros es incorrecta o incompleta, tiene derecho a pedirnos que corrijamos o modifiquemos la información. Para solicitar una modificación de su PHI, debe presentar la solicitud por escrito utilizando la información de contacto proporcionada en este Aviso, y su solicitud por escrito debe incluir una explicación de los motivos de la modificación. Tenga en cuenta que, en determinadas circunstancias, no estamos obligados a acceder a su solicitud.

• Derecho a solicitar comunicaciones alternativas. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos por medios diferentes o en un lugar diferente al que utilizamos actualmente. Para solicitar comunicaciones por medios alternativos o en lugares alternativos, debe presentar una solicitud por escrito a nuestro Responsable de Protección de Datos a la dirección de contacto que figura en este Aviso. Atenderemos las solicitudes razonables. No es necesario que justifique su solicitud. Tenga en cuenta que, en determinadas circunstancias, no estamos obligados a acceder a su solicitud.
• Copia en papel de este aviso. Tiene derecho a solicitar y recibir una copia impresa de este Aviso.
• Derecho a una rendición de cuentas de las divulgaciones. Tiene derecho a solicitar una lista de determinadas divulgaciones que nosotros y nuestros socios comerciales hayamos realizado con determinados fines durante los últimos seis (6) años.

Si desea ejercer alguno de los derechos descritos en este Aviso, dirija su consulta a:

FIV Florida Reproductive Associates

9600 Blackwell Road, Suite 500
Rockville, MD 20850
Atención: Director de Cumplimiento Normativo

complianceofficer@usfertility.com

Cómo quejarse de nuestras prácticas de privacidad
Si cree que podemos haber violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante nosotros utilizando la información de contacto indicada anteriormente, o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. No tomaremos ninguna represalia contra usted si presenta una queja sobre nuestras prácticas de privacidad.

 1 Este Aviso de Prácticas de Privacidad se aplica a las siguientes entidades de Northwest Center for Infertility and Reproductive Endocrinology, LLP: (1) Northwest Center for Infertility and Reproductive Endocrinology, LLP d/b/a IVF Florida Reproductive Associates; Florida Reproductive Specialists by IVF Florida.